Surat merupakan alat komunikasi yang tidak didukung oleh
mimik dan gesture karena itu surat harus bebas dari salah tafsir. Agar tidak menimbulkan
salah tafsir, bentuk dan bahas surat harus mengikuti ragam yang telah dibakukan.
surat resmi memiliki bagian-bagian yang
tetap, yaitu
1 .
kepala surat
Kepala surat yang
ditulis lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap, (c) nomor
telepon, (d) nomor kotak pos, dan (e) lambang atau logo. Pada contoh di atas,
kelima unsur tersebut ada pada kepala surat
Dalam penulisan kepala surat hal-hal
berikut perlu diperhatikan.
1.
Nama instansi tidak disingkat, misalnya
Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra Sekolah
2. Kata
jalan tidak disingkat dengan Jl.
atau Jln.,
tetapi Jalan
dengan
J kapital.
3.Kata
telepon hendaknya ditulis dengan cermat, telepon;
bukan tilpun,
telpun,
dan tidak disingkat menjadi Telp atau
Tlp.
4
Kata kotak
pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak
Pos; jangan disingkat menjadi Kotpos.
Jangan pula kamu gunakan
P.O. Box atau
Post Office Box.
5 Kata telepon dan kotak
pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik dua (:), sedangkan
nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik atau spasi pada
setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan
2 .
tanggal penulisan surat
Tanggal surat ditulis
lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf yang
diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala surat. Setelah
tanggal tidak ada tanda baca.
Berikut contoh penulisan tanggal yang
salah
Surabaya : 16 Januari 2008
Surabaya, 16 Januari 2008
16 -01-2008
16 Jan 2008
3 .
nomor, lampiran, dan hal surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis
dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan tanda titik dua (:) yang
ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga kata tersebut.
Kata nomor
dan lampiran
dapat disingkat secara taat asas dengan No.
dan Lamp.
Penulisan
Nomor Yang Salah
|
Penulisan
Nomor Yang Benar
|
Nomer:
110/U/OSIS/2007,-
|
Nomor:
110/U/OSIS/2007
|
No:
110/U/OSIS/2007,
|
No:
110 / U /OSIS / 2007
|
Nomor:
110/U/OSIS/2007
|
Nomor:
110.U.OSIS.2007
|
Kata Lampiran atau
Lamp. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang yang dilampirkan.
Jumlah barang ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan tidak diakhiri
dengan tanda baca. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf
kapital.
Penulisan
Lampiran Yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan
Lampiran Yang dianjurkan
|
Lampiran:
1 berkas
|
Lampiran:
Satu berkas
|
Lamp:
1 (Satu) berkas
|
Lamp:
Satu berkas
|
Kata hal diikuti oleh tanda titik
dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa
diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok surat hendaknya dapat
menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.
Penulisan Hal Yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan Hal Yang dianjurkan
|
Hal
: Permohonan Izin mengadakan studi banding
|
Hal
: Permohonan izin
|
Hal
: Perpanjangan Izin Penelitian
Hal
: Permintaan data lomba desa
2008
|
Hal
: Perpanjangan izin penelitian
Hal
: Permintaan data lomba desa 2008
|
Hal
: Petunjuk Pembinaan Desa
Tertinggal
|
Hal
: Petunjuk pembinaan desa tertinggal
|
4 alamat
tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal
berikut perlu diperhatikan.
1.
Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan kebiasaan
si pemilik nama menulis namanya.
2.
Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap
unsurnya, bukan huruf kapital semua.
3. Penulisan alamat
surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
.
Untuk menyatakan yang terhormat pada
awal nama penerima surat cukup ditulis Yth.
Dengan huruf awal huruf kapital disertai
dengan tanda titik. Penggunaan kata kepada
sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada
merupakan kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat
pengirim juga tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.
5.
Kata Saudara ditulis
dengan disingkat, Sdr., sedangkan
kata Bapak dan
Ibu ditulis
lengkap, tanpa disingkat.
6.
Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr.,
dr., atau Drs.,
atau memiliki pangkat seperti kolonel
atau kapten,
kata sapaan Bapak,
Ibu, Sdr tidak digunakan.
7.
Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak
berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8.
Kata jalan pada
alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan alamat yang lebih
luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.
9.
Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.
Penulisan
Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan
Alamat yang Dianjurkan
|
KEPADA
Yth.
Bpak. Biro Tata Usaha
Kantor
Pemda Tingkat I Jatim
Jln.
Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
|
Kepala Biro Tata Usaha
Kantor
Pemerintah Daerah
Kantor
Pemerintah Daerah
Tingkat
I
Propinsi
Jawa Timur
Jalan
Pahlawan 2
S
u r a b a y a
|
5 salam
pembuka dan penutup
Contoh salam pembuka adalah sebagai
berikut:
Salam sejahtera,
Saudara…,
Ibu… yang terhormat,
Di samping itu ada salam
yang bersifat khusus,
Assalaamu’alaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam Perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim adalah sebagai
berikut.
Hormat
saya,
Hormat
kami,
Salam
takzim,
Wassalam,
6 isi
surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat
dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup.
Contoh
bagian pembuka
1. Pada
tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan puisi.
Tujuan lomba adalah ….
2.
Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No.
29/Pr./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut.
Contoh
bagian penutup
1. Atas
perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
2. Demikian
permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami menyampaikan terima
kasih.
Contoh penulisan paragraf penutup yang
tidak dianjurkan:
1. Atas perhatiannya, diucapkan terima
kasih.
2. Demikian harap maklum.
3.
Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima
kasih.
7 pengirim
surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)
Penulisan pengirim surat perlu
memperhatikan hal-hal berikut:
1.
Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan
huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
2.
Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda baca.
Contoh penulisan nama pengirim surat.
Penulisan
Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan
Alamat yang Dianjurkan
|
1.
KEPADA
Yth. Bpak. Drs. Sukoco Joyonegoro Kepala
Biro Tata Usaha
Kantor
Pemda Tingkat I Jatim
Jln.
Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2.
Deby Sukamdani Ketua OSIS
KETUA
OSIS
|
1.
Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro Kepala Biro
Tata
Usaha Pemerintah Propinsi Jawa Timur
Jalan
Pahlawan 2 Surabaya
2.
Deby Sukamdani Ketua OSIS
|
8
tembusan (jika diperlukan
Ketentuan penulisan tembusan adalah
sebagai berikut:
- Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
2. Pihak
yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama
instansi.
3. Dalam tembusan tidak perlu
diberikan Kepada Yth atau Yth.
- Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
- Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan.
Penulisan Alamat yang Tidak Dianjurkan
|
Penulisan
Alamat yang Dianjurkan
|
Tembusan
1.
Kepala Sekolah sebagai laporan.
2.
Pembina OSIS sebagai pertimbangan.
3. Ketua OSIS sebagai bahan
pertanggungjawaban.
|
Tembusan
1.
Kepala Sekolah
2.
Pembina OSIS
3.
Ketua OSIS
|